În situaţia unei şedinţe sau dezbateri fiecare participant exprimă puncte de vedere diferite, fiecare fiind tentat să îi convingă pe ceilalţi că el are dreptate. în asemenea situaţii, cel care conduce trebuie să-şi concentreze ideile, să construiască o serie de argumente solide şi să le utilizeze pentru a convinge, fără a jigni pe nimeni.
Şedinţa permite munca în comun, atât pentru elaborarea deciziilor, cât şi pentru determinarea cadrului organizatoric in vederea transpunerii lor în practică, dar asigură şi manifestarea competenţei, experienţei şi iniţiativei participanţilor. se desfăşoară după reguli precise în vederea realizării unui scop bine stabilit, care nu po ate fi realizat prin nici o altă formă de comunicare orală sau scrisă şi este adoptată curent în munca de conducere.

Procedeul „faţă în faţă" constituie o cerinţă de bază in conducerea oamenilor, iar şedinţa este una din metodele prin care se realizează acest contact.
Înaintea şedinţei, şeful va trebui să determine gradul de necesitate a şedinţei, eficienţa preconizată a se realiza, şi să stabilească precis obiectivele urmărite prin desfăşurarea acesteia.

Spre deosebire de schimbul oral de informaţii, şedinţa impune, în pregătirea şi desfăşurarea ei, un ansamblu de reguli tehnice şi procedee care să ducă la declanşarea ideilor novatoare. Realizarea confruntării de idei în cadrul şedinţei asigură eficienţa acestei forme a muncii în comun.
Şedinţa nu trebuie să se limiteze la prezentarea unui anumit punct de vedere, materializat, de regulă, prin expunerea unui document. Concluziile şi propunerile din materialul prezentat trebuie să se confrunte cu părerile celorlalţi participanţi. Pentru această confruntare de idei (brainstorming), cel care conduce trebuie să aibă convingerea intimă că îi sunt necesare aceste păreri.
Obiectivele şedinţei, durata, timpul de desfăşurare, participanţii, metodologia de desfăşurare trebuie stabilite ou maximum de discernământ. Importante sunt aptitudinea celui ce conduce şedinţa, priceperea de a purta dialogul cu participanţii, de a-i determina să-şi exprime sincer părerile, stimulând transformarea prezenţei pasive într-o prezenţă activă a acestora.

Trebuie evitate situaţiile în care unii participanţi sunt de acord numai cu punctele de vedere exprimate, fără a avea o opinie personală.
La şedinţă vor participa numai cei care pot oferi informaţii utile cât mai exacte, opinii, idei, propuneri întemeiate despre o problemă apărută în activitate, dar şi cei care vor conduce aplicarea deciziilor ce se vor lua, uşurându-se astfel realizarea unităţii de acţiune.

Succesul sau eşecul unei şedinţe depinde de modul cum a fost pregătită. în stabilirea ordinii de zi se va evita tendinţa ca, pe timpul ei, să se rezolve cât mai multe probleme. Trebuie alese acele probleme care cer neapărat un efort de gândire colectivă. Ordinea de zi încărcată reduce eficienţa şedinţei, dispersând atenţia celor convocaţi, prelungeşte dezbaterea dincolo de pragul la care oboseala sau plictiseala frânează participarea activă a tuturor.
Liderul, care lasă în seama altora stabilirea ordinii de zi, nu face economie de timp şi energie, ci pierde timp mai mult pe durata şedinţei.

Şedinţele, pentru a fi eficiente, nu vor cuprinde mai mult de patru, cinci puncte la ordinea de zi şi nu vor dura mai mult de două ore.

Este mai bine să se desfăşoare două şedinţe concentrate şi precis orientate decât una prea încărcată, care slăbeşte interesul participanţilor.
Eficacitatea unei şedinţe este invers proporţională cu numărul participanţilor. Un număr mare de participanţi duce la creşterea duratei şedinţei, fără a duce şi la creşterea calităţii acesteia. Materialele prezentate trebuie să fie scurte, iar din cuprinsul lor se va elimina ceea ce participanţii ştiu.

De asemenea, trebuie să se creeze posibilitatea ca fiecare participant să se gândească, în prealabil, la soluţiile şi propunerile necesare. Şedinţele trebuie să se desfăşoare sub semnul egalităţii şi responsabilităţii comune ale participanţilor.
La deschiderea şedinţei, cel ce conduce va anunţa scopul acesteia, formulând idei interesante şi evitând crearea unei stări de tensiune între participanţi. Această introducere nu va depăşi două, trei minute.

Dacă cel ce conduce şedinţa nu stăpâneşte problemele analizate şi nu a analizat variantele de soluţionare, discuţiile vor degenera. El trebuie să intre în şedinţă cu o idee clară despre modul în care crede că ar trebui să acţioneze, păstrându-şi însă receptivitatea faţă de părerile celorlalţi, şi fiind gata să-şi schimbe poziţia iniţială în faţa argumentelor noi ce apar in discuţii.

---

Tag-uri: lider, psihic, inteligenta

---

Categorie: Psihologie  - ( Psihologie - Archiva)

Data Adaugarii: 25 September '10

---

Adaugati un link spre aceasta pagina pe blog-ul, site-ul sau forum-ul Dvs. :

---